Dacă nu ai apucat să citești primul articol din această serie, îți recomand să începi cu el: 30 de tehnici de time management pentru a deveni mai Mentally Tough (Partea 1)
În partea a doua vei găsi restul de 20 de tehnici și principii de time-management, precum și un framework care să te ajute să te organizezi mai bine.
Cuprins
11. Creează-ți un proces de organizare a timpului potrivit ție
Poți să-i mai spui sistem sau flux, cum vrei tu. Un proces te ajută să știi în mod predictibil ce-o să faci și cum o să faci. E ca atunci când gătești și urmezi o rețetă. Face lucrurile simple, ușor de urmărit și de ținut sub control.
Dar, poate cel mai important, un proces ne ajută să luăm decizii mai ușor despre prioritățile dintr-un anumit moment, mai ales atunci când vine multă informație către noi din toate părțile. Când informația se adună în capul nostru și nu o organizăm, suntem mai stresați și simțim mai multă incertitudine.
Mintea noastră nu este foarte pricepută la a stoca informație, dar se pricepe la procesarea ei. Acesta este un alt motiv pentru care avem nevoie de un sistem de organizare exterior nouă în loc să ținem informațiile în cap. Când fluxul este setat corect, ar trebui să știm cu claritate ce facem într-un anumit timp.
Eu îl folosesc pe cel descoperit în cartea Getting Things Done a lui David Allen căruia i-am adus modificări de-a lungul timpului în funcție de nevoile mele:
- Colectează tot ce-ți trece prin minte (Capture everything) – nimic nu este prea mic sau prea mare.
- Clarifică (Clarify) – procesează tot ce-ai colectat în pași clari și concreți. Asta e etapa când decizi dacă o sarcină este o acțiune imediată, face parte dintr-un proiect sau e ceva ce poți delega altcuiva.
- Organizează (Organise) – Pune lucrurile la locul lor. E o formă de sortare și planificare dacă vrei. Unele sarcini merg în calendar în funcție de deadline-ul acestora, unele merg către alții (sunt delegate), altele „arhivate” etc. Te-ar ajuta în acest punct dacă ți-ai stabili categorii de taskuri în funcție de specificul activității tale.
- Revizuiește periodic (Reflect) – Întoarce-te la lista ta și actualizează, fă modificări dacă trebuie.
- Treci la acțiune (Engage) – Faci lucrurile pe care ți le-ai propus.
Eu folosesc fluxul acesta în fiecare zi și fiecare săptămână pentru organizarea timpului. Îl mai fac și adhoc atunci când mă simt copleșită ca să îmi fac ordine în minte.
Între Organizare și Revizuire, eu mai am un pas, Planificare pentru că pentru mine personal sortarea nu e același lucru cu planificarea. Planificarea înseamnă să plasez lucrurile în timp cu toate detaliile aferente. Iar Revizuirea (Reflect) este Review-ul de care ți-am povestit în partea 1 a articolului la ultima tehnică.
Vezi în imaginea de mai jos cum arată fluxul meu, personalizat în funcție de nevoile mele.
Am în fiecare zi alocat în calendar un interval de timp de 15 minute numit Plan & Review în cadrul căruia urmez toți pașii de mai sus. O fac dimineața când mă simt mai înțeleaptă decât versiunea mea de seara. Cel pentru săptămână îmi ia între 30 – 45 minute.
E posibil ca ție să-ți ia mai mult la început dacă nu ai mai făcut asta până acum, dar dacă întreții sistemul îți va lua mult mai puțin pentru că vei căpăta claritate și ordine cu fiecare zi în care faci asta. E demonstrat științific că 1 minut de planificare ne salvează 10 minute de execuție.
“Every minute you spend in planning saves 10 minutes in execution; this gives you a 1,000 percent Return on Energy!” (Brian Tracy)
12. Testează importanța sarcinilor
În etapa de clarificare, mă întreb de ce este un task important pentru mine și scriu asta în dreptul lui. Asta mă ajută să nu uit de ce fac unele lucruri și mă motivează mult mai mult să le fac decât dacă le-aș trece pur și simplu pe lista mea de taskuri.
„Merg azi la alergat pentru că… [îmi aduce o stare de bine și, deși nu am chef acum, știu că o să mă simt bine după și o să mă simt mândră de mine.]”
În afară de conștientizarea pe care acest lucru mi-o aduce, Maria care face planificarea dimineață, care e mai odihnită și mai înțeleaptă, are grijă de Maria de mai târziu care e posibil să nu mai aibă atât de multă energie ca să mai facă acel lucru și are nevoie de un reminder.
În unele cazuri, testarea importanței mă ajută să-mi dau seama că un lucru nu e important pentru mine și probabil l-am acceptat fără să gândesc prea mult.
13. Transformă sarcinile din obiecte în acțiuni
Cei mai mulți dintre noi când ne scriem to do list-ul folosim sintagme simple și impersonale de tipul „de făcut x sau y” sau și mai simplu punem doar substantivul „sală”, „comunicat de presă”. Îți propun să încerci să ai mai degrabă un dialog cu tine, cu subiect și predicat fie la persoana I, fie la persoana a II-a singular.
„Merg la sală.” sau „Mergi la sală.”
„Scriu articolul x.” sau „Scrie articolul x.”
Când le povestesc oamenilor despre această tehnică se uită un pic strâmb la mine. „De ce ai face asta? Pare o activitate consumatoare de timp.” Doar pare.
În primul rând o sarcină căreia i-am pus verbul devine acționabilă sau îndeamnă la acțiune. Asta îi transmiți creierului – acțiune.
Fără verb, lista de sarcini este doar o listă vagă cu care creierul nostru nu știe ce să facă. Când nu are informație completă sau exactă, începe el să țeasă singur diferite scenarii consumând mult mai multă energie decât dacă i-am da noi informațiile.
O să observi că o dată ce vei pune verbul în completarea sarcinii, lista ta de lucruri se va mări. Nu arunca cu pietre încă. 🙂
În momentul în care pui acțiunea necesară (verbul), devii conștient de acțiunile pe care sarcina respectivă le presupune. Poate că sarcina „Email Roxana” înseamnă de fapt: 1. Să analizez situația descrisă în email. 2. Să mă gândesc la o soluție pentru aceasta. (Poate asta presupune să fac și research.) 3. Să redactez soluția. 4. Să o trimit.
Paradoxul este că lista de sarcini este mai ușor de abordat așa și vei tăia mai multe de pe listă până la finalul zilei.
Un alt motiv pentru care să treci verbul în sarcină este pentru că se simte ca și cum ai prelua controlul sarcinii respective dacă îl treci la persoana I sau funcționează ca un îndemn dacă îl treci la persoana a II-a.
14. Trece toate detaliile relevante pentru sarcinile și evenimentele tale
Atunci când îți planifici ziua, alege să treci toate detaliile unei activități sau eveniment. În acest fel, creierul face mai puțin efort atunci când ne apucăm de acțiune.
În cazul acestei tehnici însă, se mai întâmplă un lucru. Să trecem toate detaliile unui task funcționează precum vizualizarea unei acțiuni. Îi transmitem creierului drumul către destinație înainte să parcurgem drumul efectiv. E ca o simulare. În momentul în care ne apucăm de lucru, creierul e mai pregătit pentru că a mai fost deja pe acel drum și creștem șansele ca sarcina să fie îndeplinită.
În cazul sarcinilor sau evenimentelor, îmi trec detalii, precum ora la care să fiu acolo, locația, cât timp îmi ia să ajung, alte acțiuni necesare pentru sarcină sau eveniment.
15. Planifică în funcție (și) de energia ta
Probabil că ai mai auzit să începi cu broasca întâi, cu taskul acela neplăcut sau cu lucrurile cele mai importante sau mai mari pentru tine. Sunt toate ok atâta vreme cât funcționează pentru tine.
Mai poți însă să ții cont și de cum fluctuează energia ta într-o zi. În funcție de vârfurile și valurile tale de energie, poți să iei decizii despre când să faci un lucru.
De exemplu, eu dimineața am foarte multă energie și profit de asta ca să fac lucrurile care necesită efort cognitiv sau concentrare mai mare sau sunt importante pentru mine. În a doua parte a zilei, fac lucruri rapide, administrative pentru care nu am nevoie de concentrare sau atenție mare, sarcini repetitive de tipul copy-paste sau activități cu mâinile, de decuplare mentală.
Pentru tine poate fi diferit în funcție de ciclul tău circadian. Poate ești mai letargic în prima parte a zilei și te activezi spre amiază sau poate ești pasăre de noapte. Ideea e să folosești valurile acestea în avantajul tău în loc să te chinui să funcționezi drept altceva. Dacă vrei să afli mai multe despre ritmul tău circadian, îți recomand cartea The Power of When – Dr. Michael Breus.
16. Fă un estimat de timp pe taskuri ca să te asiguri că îți ajunge ziua pentru tot ce îți propui
Știi momentul acela când ți se termină ziua la mijlocul listei de lucruri de făcut? Te desprinzi greu și frustrat după ce ai mai încercat să faci una alta fără succes, iar când revii a doua zi te uiți pe listă și nu ai doar ce nu ai terminat ieri, ci și ce a mai venit azi.
Un lucru de ajutor este ca atunci când îți clarifici sarcinile să te întrebi cât ți-ar lua un task, ce nevoi ai mai avea pe el și care este deadline-ul lui real. Dacă deja l-ai spart și în acțiuni mai mici, atunci e cu atât mai ușor. La final, după ce ai făcut asta pentru toate taskurile, poți să vezi matematic cât ți-a dat.
Dacă suma ta de ore pentru taskurile respective întrece numărul de ore pe care îl ai la dispoziție e un semn puternic că nu vei reuși să le faci. Nu are rost să te minți că vei reuși să le faci pe toate, ci, din nou, ai nevoie să faci alegeri.
Un exemplu de estimat:
- Proiectul acela – termină planificarea lui și trimite-o echipei – 1 h
- Trei întâlniri – 3 h
- Redactează prezentarea pentru proiectul x – 1:30 h
- Generează și trimite cele 10 facturi clienților – 30 min
- Redactează și trimite contractele celor 3 clienți noi – 30 min
- Răspunde la emailurile venite ieri – 30 min
- Fă follow-up pe x proiect cu y persoană și află care e statusul – sună-l, e mai rapid – 15 min
Total: 7:15 h
Estimarea ta nu va fi exactă niciodată. Sunt lucruri pe care nu le poți controla de-a lungul unei zile sau săptămâni, însă măcar vei ști că unele lucruri pur și simplu nu-ți încap în ziua ta.
17. Adaugă 50% mai mult timp față de cât consideri că ți-ar lua un task
Iată o arie din viața noastră unde suntem foarte optimiști: când estimăm timp. Avem credința că vom face un lucru într-un timp mult mai scurt decât sugerează realitatea chiar și atunci când istoricul nostru ne arată contrariul.
Se numește legea lui Hofstadter, de la autorul acesteia Douglas Hofstadter. Legea spune pe scurt că un lucru ne ia întotdeauna mai mult decât în așteptările noastre chiar și atunci când luăm în considerare legea lui Hofstadter. Daniel Kahneman și Amos Tversky i-au spus acestui efect eroare de planificare sau predicție – planning fallacy.
Eroarea aceasta se poate vedea într-o mulțime de arii din viața noastră, în business, în activitatea de project management și chiar și atunci când ne propunem obiective personale, precum o simplă renovare a casei.
Atunci când nu suntem conștienți de această eroare cognitivă, avem șanse mari să întârziem mult lucrurile. Această eroare se întâmplă pentru că atunci când facem previziuni, luăm în considerare doar perspectiva noastră internă și desconsiderăm informațiile exterioare nouă. Eu am observat asta cel mai puternic în cadrul echipelor când un manager estimează timp pe baza abilităților sale fără să țină cont și de cele ale membrilor din echipă.
În plus, pentru că procesul de estimare este orientat spre viitor avem tendința să nu fim atenți la experiențele trecute. Aici ajută nu doar să știi despre tine că ești prea optimist, ci și review-ul acela de care ți-am povestit în prima parte a articolului. Datorită lui avem mai multe șanse să învățăm din trecut.
Nu cred că soluția este să nu mai planificăm deloc, ci mai degrabă să ne ajustăm așteptările și să ne creștem alte skill-uri care ne fac să ducem la bun sfârșit lucrurile, precum controlul atenției.
18. Ia în considerare și pregătirea pentru lucrurile pe care ți le propui
Tot din seria erorilor de planificare, rareori luăm în considerare timpul necesar pentru a ajunge să facem un lucru. Pe vremea când lucram fizic, obișnuiam să-mi pun întâlniri lipite una de cealaltă fără să țin cont nici de cât timp am nevoie să ajung dintr-un loc în altul, nici de nevoi proprii sau întârzieri. Așa că cele mai multe dintre întâlniri erau adevărate curse cu obstacole. Poți să observi asta și în alte arii din viața ta. Uite un alt exemplu mai jos care arată diferența dintre așteptări și realitate.
19. Nu-ți propune mai mult decât poți duce (chiar dacă ai impresia că poți)
Încearcă să ții 75% ocupat dintr-o zi în calendar. Lasă loc liber pentru neprevăzut sau pentru eroarea aceea de planificare despre care ți-am povestit mai sus. Eu încerc să mențin un raport de 2-3 sarcini mari unde am nevoie de concentrare și 1 slot de sarcini mici într-o zi. Poate că nu se aplică în toate domeniile de activitate, dar dincolo de neprevăzut și biasul de planificare pe care îl avem, să ne umplem ziua complet – no white spaces în calendar – nu e realist. Nu e ca și cum nu mergem la baie, sau la masă sau nu simțim nevoia să luăm pauze.
20. Blochează perioade lungi de timp în calendar pentru muncă profundă
Când citeam ultima carte despre time management, Four Thousand Weeks de Burkeman, am dat peste un capitol interesant despre distrageri și viteză. Ideea cu care am rămas este că ne așteptăm ca lucrurile să se întâmple atât de rapid (și ușor), încât avem impresia că putem să schimbăm ritmul unor activități al căror ritm nu poate fi schimbat. Exemplul pe care autorul l-a dat a fost cu cititul. Lectura are ritmul ei, nu poți să o grăbești.
Similar, mai sunt lucruri pe care nu le putem grăbi în viața noastră, precum flow-ul – starea care ne face să pierdem noțiunea timpului, în cadrul căreia nu simțim nici frustrare, nici plictiseală și suntem foarte productivi.
O formă prin care să ajungem în flow este să facem muncă profundă, în care ne concentrăm pe un singur task pentru perioade lungi de timp. Pentru asta avem nevoie de intenție – adică să ne propunem să facem asta și să ne dezvoltăm abilitatea de a sta în disconfortul de a nu răspunde la distragerile care vin peste noi sau plictiseala. E un antrenament al atenției.
Cal Newport oferă în cartea sa Deep Work mai multe tehnici, dar eu ți-o las pe cea mai accesibilă pentru majoritatea dintre noi: abordarea zilnică sau ritmică care presupune să ne setăm perioade lungi de timp în fiecare zi, de preferat, în care să ne concentrăm pe un singur task. 90 de minute este un interval optim în care avem timp să intrăm în starea de concentrare profundă și să și simțim beneficiile acesteia. Studiile arată că intrăm în starea de flow după 15-20 de minute de concentrare, în care atenția noastră este doar pe lucrul din fața noastră. După fiecare întrerupere, ceasul nostru intern se resetează și avem nevoie să reluăm procesul.
21. Nu uita de pauze, dar ține cont că nu toate pauzele sunt la fel sau unele nu sunt pauze deloc
Când comutăm de la un task la altul se întâmplă un fenomen denumit – atenție reziduală. Intrăm în următorul task cu ceva rămas din taskul anterior care ne împiedică să fim concentrați pe deplin la ceea ce facem. Acest lucru se întâmplă chiar și dacă primul task a fost finalizat și mintea ta îi spune ușurat „la revedere!”. Pauzele ne ajută să ne decuplăm între activități ca să ne putem concentra mai bine.
Numai că nu toate pauzele sunt la fel. Pe unele le putem confunda cu întreruperi. Îți dai seama că sunt întreruperi pentru că sunt activități pe care nu le-ai ales neapărat. Alteori se simt ca plictiseală și atunci căutăm să ne ridicăm energia cu ceva mai activ sau se pot simți ca o mâncărime, ca un automatism. Dacă te trezești din senin pe TikTok după vreo 20-30 de filmulețe și te întrebi când a trecut timpul, asta e o întrerupere. Sau dacă îți bâzâie telefonul și îți îndrepți privirea de fiecare dată spre acesta, asta tot întrerupere e.
Pauzele sunt intenționate. Separă sarcinile la care lucrezi cu pauze de decuplare mentală. Poate poți să vorbești cu cineva, iei o gustare, meditezi, faci o plimbare scurtă.
22. Un reframe pentru echilibrul dintre casă și muncă
Mulți dintre noi ne confruntăm cu această provocare: cum să păstrăm echilibrul dintre casă și zona de muncă. Se simte ca un conflict, ca și cum ar trebui să alegem între acasă și muncă sau carieră.
Dar dacă alegerea nu ar fi despre asta, despre a ne alege o tabără, ci mai degrabă despre alegerea de a ne lua un angajament pe deplin în ambele tabere? Nu trebuie să renunțăm la una ca să fim de succes în cealaltă.
Lecția aceasta o am de la jumătatea mea mai bună care are un principiu care sună așa: dă 100% în tot ceea ce faci. Înseamnă mai exact că atâta vreme cât sunt la birou, indiferent cât timp, fac tot ce ține de mine ca să se întâmple lucrurile acolo; când sunt acasă, dau tot ce pot în relația cu cei dragi. Pe mine aici mă ajută harta timpului despre care ți-am povestit în prima parte a articolului pentru că mă face să simt granițele dintre cele două mult mai bine.
23. Planeta se învârte și fără tine
Chiar dacă ți-e dificil să crezi asta, nu se prăbușește nimic dacă nu răspunzi acum, acum la acest mesaj, email sau dacă nu poți să faci un lucru acum. Nu trebuie să mă crezi pe cuvânt, ai nevoie doar să încerci de câteva ori ca să vezi că e adevărat.
În plus, dacă ești manager și ești 24/7 ancorat în tot ceea ce face echipa ta și ești mereu disponibil și săritor s-ar putea să le faci acestora un rău chiar dacă tu simți că ești plin de intenții bune. Le răpești autonomia, îi faci mai dependenți de tine și mai puțin responsabili pe termen lung. În plus, le încetinești creșterea pentru că nu îi lași să găsească soluții singuri. Așa că poate n-ar strica să devii indisponibil celorlalți (profesional și personal).
24. Învață să negociezi timp cu ceilalți
De negociat, negociem în fiecare moment câte ceva. Dar când vine ceva către noi de la superiori sau colegi, avem tendința cei mai mulți să spunem „da” fără să gândim prea mult.
Uneori o facem pentru că ne simțim măguliți că oamenii aceia ne aleg pe noi, alteori pentru că supraestimăm ceea ce putem face, avem prea multă încredere în forțele proprii, alteori pentru că nu ne punem problema să verificăm dacă putem lua ceva în plus față de ce avem deja. Și apoi vine o zi când ne trezim cu atât de multe lucruri de făcut încât avem iar impresia că muncim prea mult, că nu avem timp și că ne îndepărtăm de ceea ce ne-am dorit pentru noi.
Recomandarea mea este ca atunci când vine ceva spre tine să spui „nu” direct, asta o să-ți dea timp de gândire, îți pune piedică pe moment. O altă formă este să amâni răspunsul: „Nu am cum să-ți dau un răspuns acum. Permite-mi te rog să verific calendarul și revin cât pot de repede la tine cu un răspuns.” În felul acesta poți analiza și cererea care a venit către tine și ceea ce ai deja pe farfurie.
O altă metodă este să pui oamenilor întrebări care să aducă claritate asupra acelui lucru atât pentru tine, cât și pentru celălalt – „cât de important este?”, „când este nevoie să fie realizat?” etc. Și acest lucru pune spațiu între automatismul de a accepta pe loc și o decizie mai calculată.
25. Fă o listă cu lucruri pe care să nu le mai faci
Știi taskurile acelea de demult, pe care le-ai tot mutat în agenda sau în calendarul tău?
Poate că nu mai merită făcute. Poate și-au pierdut momentul în istorie. În consecință, poate că ar trebui să renunți la ele.
Fă-ți o listă cu lucruri pe care să nu le mai faci – o listă a renunțării – și mută-le acolo din când în când, când observi că deja aproape că ai uitat când și ce rost mai aveau. Ca la haine, dacă nu le-ai mai purtat de câțiva ani de ce să-ți mai ocupe spațiu în șifonier?
Lista mea se numește cimitir. Dacă un lucru e cu adevărat important, sunt sigură că va învia și atunci o să merite să îi dau atenție. În mod ironic, în ultimii ani, nu s-a întors nimic de pe lista aceea.
Asta ne ajută să ne eliberăm mintea și să creăm astfel spațiu pentru lucruri actuale, cu importanță mai mare pentru noi.
26. A fi ocupat nu este egal cu a fi productiv
Și a fi ocupat nu înseamnă că muncim mult. Unele dintre lucrurile pe care le tăiem de pe listă se dovedesc a fi neimportante, superficiale și au fost distrageri de la cele cu adevărat importante. Dar a fost mai confortabil să le facem pe acestea.
Studiile arată că nu muncim atât de mult pe cât credem. Oamenii care se plâng că lucrează prea mult de fapt supraestimează orele muncite. Eu am descoperit asta despre mine când mi-am făcut tracking pe timp precum developerii – mi-am înregistrat orele muncite cu o aplicație. Am descoperit că dintr-o medie de 9 ore pe zi petrecută la birou, doar 4-5 ore erau ore cu adevărat muncite, asta în cele mai bune zile, iar dintre acestea foarte puține petrecute în deep work.
Poți să citești o statistică despre cât muncim cu adevărat într-o zi (s-ar putea să rămâi surprins) sau poți să te uiți la propriul timp într-o zi notându-ți pe o foaie tot ce faci într-o zi de la ora x la ora y și să faci o analiză la final de zi. Exercițiul acesta funcționează de minune când simți că nu ai înțeles mare lucru din zilele care tocmai au trecut. O să capeți o imagine realistă a cum alegi sau nu să-ți petreci timpul în urma căreia poți să iei decizii. O să vezi efectiv pe ce ți se duce timpul, adică atenția și energia.
27. Stabilește care sunt urgențe pentru tine și o formă prin care să fii găsit… sau nu
Nu toate lucrurile sunt urgente sau importante. Oricum cei mai mulți dintre noi rareori avem urgențe adevărate așa cum se întâmplă în sănătate sau apărare. Iar urgențele altora rareori sunt și urgențele noastre. Dar noi tindem să gândim mai mult în cele două categorii pentru că nu ne luăm timp să ne punem întrebări despre ele. Mai există și categoria „Ar fi frumos, dar putem funcționa și fără pentru moment.”. Un email rareori este o urgență, sau un mesaj pe slack sau pe WhatsApp.
Stabilește o formă prin care să fii găsit în funcție de tipul sau importanța sarcinii, o formă pe care și tu să o respecți, nu doar echipa ta dacă de exemplu ești manager. Ajută și o definire a acestor categorii: „ce înseamnă de fapt o urgență?”, „Dar un lucru important?”, „Ce se poate întâmpla dacă nu ne ocupăm acum de asta acum?”.
Ajută și o definire a metodelor de contact, mai ales că acum avem atât de multe opțiuni și ajungem să folosim peste 3 canale de comunicare în același timp. Pentru mine de exemplu este o urgență sau un lucru important atunci când sunt sunată. Pentru restul lucrurilor există email sau WhatsApp.
28. Fă rai din ce ai – nu subestima intervalele de timp scurte
Știi momentul acela în care ești conștient că ți-a mai rămas doar o oră și puțin într-o zi în care mai poți munci la ceva, dar parcă pare prea puțin pentru lucrurile acelea mari de pe lista ta? „Nu prea mai are rost să mă mai apuc de ceva. Fac mâine.”. Ne spunem același lucru când săptămâna ne este „trunchiată” de zile libere sau în apropierea vacanțelor. Îți sună cunoscut?
Nu știu dacă se întâmplă tuturor, eu sigur cunosc oameni care gândesc așa și eu însămi am gândit la un moment dat. Pare o gândire de-a alba-neagra sau de tipul totul sau nimic. În zonele acelea gri însă intră lucruri pe care le putem face într-o proporție mai mică, dar efectul să fie cumulativ. Am scris despre asta la tehnica 9 din prima parte a acestui articol. S-ar putea să nu pot să citesc o oră, dar s-ar putea să pot citi 10 pagini. S-ar putea să nu pot face un antrenament de 1:30 h, dar pot face unul de 45 de minute. E clar mai mult decât nimic.
29. Când te simți copleșit, un „memory dump” ar putea să te ajute
Când simți că nu-ți poți opri gândurile, ia o foaie și un pix și dă afară toate lucrurile care îți vin în minte – de la lista de cumpărături pentru mâine la proiectul acela care îți dă bătăi de cap, orice, cu liniuță. În acel moment, îți liniștești mintea, creezi spațiu și din locul acela poți evalua lucrurile cu mai multă claritate pentru că ai renunțat la zgomot. Mintea noastră nu e bună la a stoca informație, dar e bună la a procesa, iar asta e o formă de procesare. Tehnica aceasta te poate ajuta și să dormi mai bine atunci când nu reușești să adormi. Pui un carnețel lângă pat și înainte de somn arunci totul din minte pe carnețel.
30. Orice sarcină apare azi arunc-o pentru a doua zi
Dacă deja ți-ai făcut planificarea pentru azi, orice vine astăzi „aruncă” în coșul pentru a doua zi. Notează ca să-ți iasă din minte și mâine o poți lua în considerare pentru planificare. Excepție de la această regulă sunt urgențele sau activitățile care iau 2 sau mai puțin de 2 minute.
Nu știu ce intră la tine în activități sub 2 minute, dar la mine intră confirmări, plata unor facturi, telefoane scurte, precum programări. Nu le mai car după mine, ci le execut acum și scad astfel riscul de a procrastina (și de a-mi ocupa spațiu inutil în minte) cu niște lucruri micuțe și rapide care se pot aduna ușor pe lista mea de lucruri de făcut. În mod realist, mi-ar lua mai mult timp să le procesez decât le-aș face atunci când apar.
Deși am citit foarte mult pe tema timpului și am testat cu o mulțime de tehnici, încă descopăr lucruri. Pe unele le-am desconsiderat la vremea lor și mi-am zis că sunt prea simple ca să funcționeze, pe unele nu le-am pus destul în practică pentru că „știam eu mai bine”.
Nu de puține ori am aflat că cele cărora am opus rezistență într-o formă sau alta, acelea au fost cele mai utile. Pentru că citim prea mult despre un subiect avem impresia că știm și informațiile își pierd din valoare încă dinainte să apucăm să le testăm.
Recomandarea mea este să dai o șansă tehnicilor (acestora sau altora peste care dai) cu un mindset de curiozitate și explorare, iar apoi să rămâi cu cele care ți se par potrivite pentru tine și contextul tău.
Cărți despre timp, atenție și decizii
Îți las mai jos cărțile care m-au ajutat cel mai mult atât la nivel de mindset, cât și la nivel de tehnici:
- Getting Things Done – David Allen
- Eat that Frog – Brian Tracy
- Deep Work – Cal Newport
- The Procrastination Equation – Piers Steel
- Atomic Habits – James Clear
- Essentialism – Greg McKeown
- How Will You Measure Your Life – Clayton M. Christensen
- Alt timp nu am, Despre scurtimea vieții – Seneca
- Four Thousand Weeks – Time Management for Mortals – Oliver Burkeman
