Dacă vrei să lucrăm împreună, programează o sesiune aici.
Cea mai mare dorință a mea din toate timpurile a fost să pot să opresc timpul pe loc. La un pocnet de degete, lumea să se oprească, iar eu să continui în paralel, fără presiunea ei. Și atunci când mă simt pregătită, adică totul se va fi întâmplat așa cum mi-am dorit eu, să o pornesc la loc. De regulă, când mi-e greu și când îmi doresc să fac multe lucruri și simt că nu îmi ajunge timpul. Acum, când apare dorința aceasta, știu că e un semn că poate nu am claritate, că poate m-am pierdut un pic pe drum.
Timpul m-a preocupat din adolescență. De atunci, am tot experimentat cu foarte multe tehnici de time management și productivitate și am citit tot ce mi-a picat în mână despre asta. În pandemie, am ajuns chiar să-mi măsor timpul așa cum fac web developerii ca să știu pe ce și cum mi se duce timpul.
Am realizat că provocarea despre folosirea timpului ține fie de lipsă de cunoștințe – nu știu efectiv cum să mă organizez, ce să fac, fie de mindset – cum mă raportez la timp, ce e timpul pentru mine; sau o combinație dintre acestea două pentru cei mai mulți dintre noi.
Așa că în acest articol, nu vei primi doar tehnici pe care să le încerci, ci și idei, principii și atitudini despre timp și relația cu acesta. Nu cred că se poate una fără cealaltă. O să-ți las și câteva cărți la final dacă vrei să continui să citești mai mult despre asta.
Cuprins
1. Time Managementul nu este despre gestionarea timpului, ci despre gestionarea energiei și a atenției
Am considerat multă vreme timpul drept un instrument sau o entitate separată de mine pe care pot să-l controlez după bunul plac. La începutul fiecărei zile „primim” o anumită cantitate de timp, mai exact 24 de ore, 1.440 minute sau 86.400 secunde. Cum cheltuim aceste sume de timp determină calitatea acțiunilor noastre.
Însă nu primim doar o cantitate de timp, ci și una de energie. Corpul și mintea noastră sunt precum o baterie care se consumă până la finalul zilei. Spre deosebire de timp, aceasta e mai mult mai greu de cuantificat, te trezești mai mult sau mai puțin motivat sau poate un pic sau mai mult obosit, dar unitatea de măsură e aceeași – acțiunile și gradul de satisfacție dintr-o zi.
Așa că, nu avem energie nelimitată, nici timp nelimitat. În plus, energia noastră e fragilă. Un lucru neașteptat sau un conflict ne-o poate scădea dramatic chiar din primele ore ale zilei. De câte ori nu ai spus „Chestia asta mi-a stricat ziua complet! Vreau să se termine mai repede ca să plec acasă!”?
Când am reușit să interiorizez acest principiu și să accept că am doar atât și că eu sunt doar atât, am simțit eliberare și o formă de libertate pe care cu greu o pot descrie în cuvinte.
Dar a venit și cu dificultate care s-a tradus în: dacă timpul e limitat, asta înseamnă că nu pot pune acolo chiar orice și oricum, ci am nevoie să aleg. Iar dacă energia mea e atât de fragilă, înseamnă că și aici am nevoie să optimizez și, din nou, să aleg. Mecanică fină.
Pentru asta, avem nevoie să ne gestionăm atenția. Pe unde umblă ea e important. Unele activități consumă mai mult, altele mai puțin, dar toate consumă energie. Chiar și cele mai inofensive activități au un cuvânt de spus, precum un episod pe Netflix sau 5 minute de Instagram. Există totuși și unele care dau înapoi energie. O să le regăsești în articol.
2. Nu avem chiar atât de mult timp pe cât credem
Adevărul e că nu știm nici măcar cât e. Știm doar că trăim cele mai bune vremuri din istoria omenirii și că avem cea mai mare speranță de viață de până acum. În medie, pentru România, speranța de viață este 74.2 ani după pandemie (78,4 ani la femei vs 70.5 la bărbați). Atenție însă, speranța nu este egală cu garanția că vom trăi tot atâta.
În orice caz, putem spera să trăim 80 de ani. Nu vreau să te întristez, dar deși 80 de ani pare un număr destul de mare în funcție de locul în care te afli pe axa timpului, anii aceștia nu sunt toți la fel.
Vom trece prin diferite stadii de vitalitate până ajungem la 80 de ani. Statistic, în ultimii 10-20 de ani nu vom mai putea muta munții din loc așa cum simțim că o putem face acum. Așa că, nu avem tot timpul din lume ca să facem tot ce ne trece prin minte sau să amânăm lucrurile importante.
Știu că poate părea un adevăr greu de digerat, și pentru mine a fost, dar acum mă ajută și e un reminder bun pentru perioadele acelea când mă simt prea vitează sau când amân lucrurile importante pentru că o pot face și mâine.
Cu cât privesc mai lucid realitatea în față, cu atât mai mult cresc șansele să o accept și să o folosesc mai bine, astfel încât să duc viața pe care mi-o doresc în loc să sper că pot face tot de pe lumea asta.
Eu mi-am creat chiar și o ancoră vizuală pentru asta, un calendar de tip Memento Mori.
3. Continuarea de la „You can do anything” este „but not everything”
Cei mai mulți dintre noi, overachieverii în general, avem impresia că le putem face pe toate. Acesta este unul dintre motivele pentru care ajungem în burnout sau sacrificăm fără să ne dăm seama lucruri din viața noastră, precum relații sau propriul corp.
Alegerile sunt grele. O alegere presupune în primul rând să știm ce să alegem și apoi să luăm o decizie – mă duc pe aici sau pe dincolo? Asta înseamnă că avem nevoie să renunțăm la ceva. Iar renunțarea aceasta e grea, vine cu responsabilitate și disconfort.
Este nevoie de o anumită tărie mentală să poți să stai împăcat cu decizia pe care tocmai ai luat-o în loc să fugi către o alta când devine greu.
4. Apropo de lucruri pe care le sacrificăm, ai observat ce sacrifici cel mai des când iei decizii despre timpul tău?
„Aleg să fac lucrul acesta azi și lasă că merg eu la sală mâine.”
„Partenerul meu va înțelege că azi o să stau peste program.”
„Nu e momentul să fac această formare acum. A picat într-un moment tare aglomerat!”
De ce e mai ușor să renunțăm la noi înșine sau la timpul cu cei apropiați ca să mai muncim un pic? Nu e momentul pentru asta în acest articol, dar merită să te uiți la ce renunți când iei decizii despre timpul tău.
5. Nu mai ține lucrurile în cap
Indiferent pe ce te organizezi, agendă, aplicație de tip to do list sau calendar, scoate toată informația din minte. Ți-a venit un task în minte? Notează-l, nu-l lăsa să-ți ocupe spațiu pe hard și să vină peste tine când te aștepți mai puțin.
Când ții în minte mai multe activități, creierul tău acordă aceeași importanță tuturor taskurilor. Pe măsură ce mai adaugi și altele, devine tot mai greu pentru mintea noastră să le evalueze importanța. Asta duce la stări de copleșeală, oboseală, consum de energie mare și rapid și în cele din urmă blocaje sau epuizare.
În plus, asta e o formă prin care ne deformăm realitatea pentru că simțim că avem foarte multe lucruri de făcut când poate nu e chiar așa sau poate lucrurile pe care le ținem în minte nici măcar nu sunt atât de mari pe cât le simțim.
6. Calendar, agendă sau aplicație de To Do List?
Toate sunt bune, sau mai bune decât a nu te organiza deloc. Doar că sunt niște diferențe între ele.
Poate că folosirea calendarului nu este o opțiune pentru toată lumea. Știu că pentru unii se simte ca o formă de rigiditate și de constrângere a libertății. Dar consider că și agenda (sau aplicația de To Do) este la fel. Diferența majoră este că în agendă sunt mai puțin organizate și ancorate în timp și parcă presiunea e mai mare când vezi lista aceea care poate se întinde pe 2 pagini.
Eu le folosesc pe ambele, agenda ca să-mi clarific sarcinile, iar calendarul ca să le organizez în timp. Diferența cea mai mare la nivel de mindset este că odată ce le-am plasat în timp, e ca și cum mi-am luat un angajament că acestea se întâmplă. Îmi oferă un grad mare de certitudine pentru că știu când se întâmplă, ce urmează și e ca și cum aș naviga conștient în timp de la o sarcină la alta. În plus, dacă acum m-ai întreba dacă pot să fac un lucru pentru tine mâine sau să ne vedem, pot să-ți spun fără un efort prea mare dacă da or ba sau când aș putea să fac asta fără să intru în conflict cu ceva.
O altă parte bună a calendarului este că poți planifica ceea ce faci într-o perioadă ținând cont de context (zile libere, evenimente fixe sau recurente, precum a-ți duce copilul la școală etc.) într-un mod mai eficient pentru că le vezi ca pe o hartă și poți lua decizii în funcție de acestea.
De asemenea, în momentul în care îți treci sarcinile în calendar, devii conștient de cât îți încape efectiv într-o zi din lucrurile pe care ți le-ai pus în minte. Calendarul te forțează să setezi un interval de timp pentru un lucru spre deosebire de un to do list unde poți trece câte și cum vrei tu.
7. Notează tot ceea ce îți propui să faci într-o zi sau săptămână
Indiferent dacă te organizezi pe agendă, folosești calendarul sau diferite aplicații de time management, trece acolo tot ceea ce îți propui să faci într-o zi sau într-o săptămână, indiferent dacă e profesional sau personal.
Am observat că majoritatea oamenilor se concentrează pe una sau pe cealaltă de parcă sunt două entități separate de persoana lor. Am fost și eu acolo.
„Îmi doresc să am mai mult timp pentru mine”, „Îmi doresc să citesc sau să fac mai mult sport”, dar lucrurile acestea nu se regăsesc pe agenda zilnică. Ci doar cele profesionale.
Sarcinile și obiectivele personale rămân undeva în minte. Ca și cum nu ar fi importante.
Regula mea de aur este că dacă acestea nu se regăsesc pe agenda sau în calendarul meu e ca și cum nu mi-am luat cu adevărat un angajament față de ele. Doar mă gândesc la ele, prin urmare sunt dorințe.
Prima formă de materializare a acestora este să le găsim loc în ziua noastră așa cum le găsim și celorlalte.
8. Fă câte un singur lucru pe rând
Multitasking-ul e o iluzie. Mințile noastre nu pot procesa mai multe gânduri deodată. Creierul nostru face de fapt task switching numai că-l face foarte rapid și noi avem impresia că de fapt facem mai multe lucruri în același timp. E ca și cum am deschide pe PC mai multe aplicații deodată și le lăsăm să ruleze în background până când acesta merge mai greu sau se blochează complet.
Sunt două tipuri de multitasking. Există cel aparent inofensiv, de tipul: vorbim la telefon în timp ce scriem emailuri, mâncăm în timp ce mai muncim ceva, în întâlniri mai facem câte un task rapid etc. Asta e o metodă destul de sigură prin care să ne băgăm creierul în ceață și să ne consumăm resursele într-un ritm mult mai accelerat chiar dacă pe moment avem impresia că suntem productivi sau că am mai câștigat un pic de timp.
Apoi e multitasking-ul acela pentru care unii dintre noi suntem apreciați – când lucrăm la mai multe proiecte în același timp, când ținem multe lucruri în frâu. Poate nu e și cazul tău, însă eu personal am fost foarte mândră de această calitate – mă simțeam în control, puternică, capabilă, competentă. Realitatea era că plăteam niște costuri: sacrificam niște lucruri din viață, iar cele mai multe dintre proiecte se întâmplau într-un timp mult mai îndelungat decât ar fi putut să se întâmple de fapt. În plus, era mai confortabil să am mai multe decât mai puține. Dacă unul pica, rămâneam cu altele, iar dacă mă plictiseam sau dădeam de greu la unul puteam să merg la următorul și tot să simt că fac ceva.
9. Dezvoltă-ți o hartă a timpului
Eu îmi împart timpul dintr-o zi în 3 cadrane a câte 8 ore, fiecare cu o destinație destul de clară:
- 8 ore pentru somn
- 8 ore pentru muncă
- 8 ore timpul meu (aici intră învățarea, sportul, timpul cu familia, activități pentru casă etc.)
Această împărțire mă ajută să delimitez lucrurile mai bine, astfel încât să nu fac exces într-una dintre arii. Deseori îmi imaginez cele trei cadrane ca pe niște teritorii în care călătoresc. Asta mă ajută să simt granițele, să fiu conștientă când trec dintr-o parte în alta ca și cum aș avea un GPS intern.
Primele 2 (muncă și somn) sunt relativ fixe și nu sunt negociabile decât la nevoie (mare). Provocarea vine în ceea ce privește cele 8 h rămase pentru „uz personal”. Acest timp este cel mai greu de gestionat dintre toate pentru că pare prea puțin, ocupat cu drumuri către diferite locuri sau navetă, pregătirea meselor etc.
Aici ajută mult calendarul și o planificare temeinică și, mai ales, sinceră, care să te facă să iei decizii cu claritate. S-ar putea să nu poți să citești o oră, dar s-ar putea să poți citi 10 pagini. S-ar putea să nu poți face un antrenament de 1:30 h, dar poate poți face unul de 45 de minute. Nu mai țin minte de unde am asta sau dacă e fix așa, dar „A walk that I do is more than a 4 mile run that I don’t do.” e o ancoră bună.
10. What gets measured, gets managed
În general, tindem să măsurăm lucrurile pe care le prețuim. În mod paradoxal, deși timpul este atât de prețios pentru noi, cu el nu prea facem asta. Pentru mine, una dintre tehnicile cele mai importante de time management a fost măsurarea lui și nu mă refer la ceva pompos sau dificil, ci la a mă uita efectiv pe ce mi se duce și cum mi se duce la final de zi, săptămână și oricând am nevoie. Eu îi zic Review sau Audit.
Nu doar tai rapid lucrurile făcute de pe lista mea, ci mă uit la multe lucruri, stau și fac un pic de analiză și-mi pun întrebări:
- De ce nu s-au întâmplat lucrurile acestea? Ce s-a întâmplat în acel timp?
- Ce-aș putea să îmbunătățesc mâine ca să cresc șansele de reușită?
După câteva astfel de review-uri, s-ar putea să începi să vezi la tine niște pattern-uri de comportament, mai ales în cazul taskurilor pe care le muți de la zi la zi. Poate ești prea optimist când planifici ceva și aloci prea puțin timp sau poate îți subestimezi energia de care ai nevoie pentru realizare, poate sarcina aceea îți creează disconfort, sau chiar frică, poate nu știi să o faci și asta îți generează anxietate. Sau poate pur și simplu nu e atât de importantă, dar nu reușești să vezi asta. În răspunsurile pe care ți le dai există direcții, soluții de acțiune pe care le poți pune în aplicare.
De asemenea, nu mă uit doar la ce nu e tăiat de pe lista mea, ci și la lucrurile pe care le fac. Există un motiv pentru care acestea se întâmplă și poate vreau să repet comportamentele care au dus la îndeplinirea lor. Sau poate, dimpotrivă, unele dintre lucrurile pe care le tai de pe listă se dovedesc a fi neimportante și au fost distrageri de la cele cu adevărat importante.
Recomandare: fă-l seara când ți s-a terminat ziua sau dimineața înainte să-ți începi ziua și musai în scris – nu ar trebui să-ți ia mai mult de 15 minute. Nu te judeca când faci asta, ci mai degrabă analizează cu curiozitate, ca și cum ai fi un martor obiectiv din exterior. Când ești pe modul critic, deformezi realitatea, înveți mai greu și scazi șansele să-ți iei beneficiile din asta.
Alternativa de a nu face acest review este să perpetuezi comportamentele și atitudinile care te împiedică să le îndeplinești în primul rând. Altfel spus, dacă nu îți iei timp să faci asta nu te ajută să mai câștigi un pic de timp pentru altceva, ci dimpotrivă. Te ajută să te minți mai puțin.
Doar 20% dintr-o zi de lucru e petrecută pe lucruri esențiale, pe când 80% se duce pe lucruri cu valoare scăzută sau lipsite aproape total de impact.
În plus, dacă îți spui că muncești foarte mult, creierul tău reacționează ca și cum informația este adevărată chiar dacă e o exagerare.
Diferența dintre așteptări și ceea ce se întâmplă în realitate poate arăta așa în 24 de ore:
Dacă ai ajuns până aici, mă bucur. În partea a doua a articolului îți voi povesti despre restul tehnicilor și îți voi oferi un framework despre cum să îți planifici activitățile și cum să îți stabilești prioritățile.
Până atunci, nu uita de workshop-ul de Mental Toughness & Mental Sensitivity de sâmbătă, 19 noiembrie 2022. Managementul timpului, adică al energiei și atenției, este un skill pe care îl putem dezvolta pentru a deveni mai Mentally Tough și pentru a ne crește o componentă importantă din Mental Toughness, Angajamentul.
Aceasta măsoară cât de probabil este ca un om să se țină de obiectivele pe care și-a propus să le atingă. Persoanele cu angajament ridicat ating ceea ce își propun în majoritatea timpului, îți mențin focusul și atenția pe lucrurile pe care le au de făcut în cea mai mare parte a timpului și „nu se pierd pe drum” în ciuda target-urilor sau deadline-urilor dificile.
Sunt sigură că vei pleca cu câteva idei de îmbunătățire de acolo.
